Прежде всего, детально прописывайте спецификации продукции. Указывайте точные размеры, допуски, материалы, методы тестирования. Например, вместо "ткань средней плотности" используйте "хлопок 100%, плотность 180 г/м², артикул цвета Pantone 19-4052 TCX".
Фиксируйте график отгрузок с точными датами и объемом каждой партии. Это минимизирует задержки и позволит планировать логистику. Например, "первая партия – 5000 единиц, отгрузка 15 числа следующего месяца, вторая партия – 7000 единиц, отгрузка 15 числа через месяц".
Определите порядок приемки и контроля качества. Опишите, кто проводит инспекцию, по каким критериям, и какая процедура предусмотрена при обнаружении несоответствий. Рекомендуется включить пункт о возможности привлечения независимой инспекционной компании с указанием ее полномочий.
Установите четкие правила урегулирования споров. Пропишите, какая юрисдикция будет применяться и как будут решаться разногласия. Например, "все споры подлежат разрешению в арбитражном суде по законодательству страны покупателя, с применением международных правил урегулирования".
Уточняйте условия оплаты с разбивкой по этапам и срокам. Например, "30% предоплата после подписания, 70% по факту готовности к отгрузке после прохождения контроля качества".
Пропишите ответственность за нарушение сроков или ненадлежащее качество. Укажите размер штрафных санкций за каждую неделю просрочки или за каждый процент брака сверх установленного уровня.
Фиксируйте условия конфиденциальности информации, касающейся вашей интеллектуальной собственности, производственных процессов и ноу-хау. Укажите период действия данного обязательства и последствия его нарушения.
Детально описывайте порядок возврата или обмена продукции в случае выявления дефектов, не предусмотренных начальной инспекцией. Укажите сроки уведомления и условия транспортировки обратно.
Обязательно включите положение о форс-мажорных обстоятельствах. Укажите, какие события могут быть признаны форс-мажором, как о них уведомлять и какие последствия это влечет для выполнения обязательств.
Зафиксируйте порядок внесения изменений в действующее соглашение. Все корректировки должны оформляться дополнительными протоколами, подписанными обеими сторонами.
Определение сторонных реквизитов и юрисдикции
Четко прописывайте полное наименование всех участников соглашения, их юридический статус, а также полное обозначение всех официальных реквизитов, подтверждающих их существование и правоспособность.
Указывайте точные правовые нормы, регулирующие ваше взаимодействие. Выбирайте юрисдикцию, где защита ваших прав будет наиболее надежной и предсказуемой. Предпочтительна подведомственность судам страны, где базируется ваш бизнес, если соглашение не предполагает иного на основании взаимной выгоды и прозрачности.
Разрешение споров
Фиксируйте порядок разрешения любых разногласий. Предпочтительным является досудебное урегулирование через переговоры или медиацию. Если стороны не приходят к согласию, определите конкретный арбитражный орган или судебный орган, к компетенции которого будут отнесены все спорные вопросы, возникшие в рамках вашей сделки.
Обязательно детально опишите процедуры и сроки уведомления о претензиях.
Пропишите, какой закон будет применяться к трактовке условий соглашения и разрешению конфликтных ситуаций. Это минимизирует неопределенность и ускорит процесс урегулирования споров.
Форс-мажор
Детализируйте обстоятельства непреодолимой силы. Перечислите события, которые могут освободить стороны от ответственности за неисполнение обязательств, например, стихийные бедствия или государственные запреты. Обязательно укажите процедуру уведомления о возникновении таких обстоятельств и их продолжительность.
Пропишите механизмы минимизации последствий форс-мажорных событий и альтернативные пути выполнения обязательств.
Четкое описание товара и спецификации
Обеспечьте наличие подробных характеристик продукции в договоренности. Каждый параметр должен быть зафиксирован с указанием единиц измерения и допустимых отклонений.
Основные разделы спецификации
-
Наименование продукции
Укажите полное и однозначное название изделия. Добавьте артикул или каталожный номер для избежания путаницы.
-
Технические параметры
Перечислите все релевантные технические свойства. Это может включать размеры (длина, ширина, высота), вес, материал изготовления, цвет, электрические или механические характеристики, степень защиты (IP), температурный диапазон эксплуатации и другие специфические показатели, соответствующие типу продукции.
-
Функциональность и производительность
Опишите, как товар должен функционировать и какие задачи выполнять. Приведите метрики производительности, если применимо (например, скорость обработки, мощность, емкость).
-
Требования к качеству и стандартам
Укажите стандарты, которым должна соответствовать продукция (например, ISO, ГОСТ, отраслевые нормативы). Включите информацию о требуемых сертификатах и протоколах испытаний.
-
Комплект поставки
Перечислите все компоненты, аксессуары, инструкции и сопутствующую документацию, входящие в состав единицы товара.
-
Упаковка
Опишите требования к упаковке, обеспечивающие сохранность товара при транспортировке и хранении. Укажите тип тары, защитных материалов и маркировки.
Формализация этих данных в письменном виде минимизирует риск недопонимания и разногласий с изготовителем.
Условия оплаты: предоплата, аккредитив, инкассо
Предоплата
Полная или частичная предварительная оплата снижает риски для продавца, но для покупателя является самым рискованным вариантом. В случае частичной предоплаты, например, 30% до отгрузки, оставшиеся 70% можно перевести после получения и проверки товара. Приобретая автозапчасти для вашего BMW 5 G30 2016-2020, например, здесь, уточняйте возможность поэтапной оплаты.
Аккредитив
Это гарантия банка, что продавец получит оплату только после выполнения всех условий, прописанных в соглашении. Покупатель вносит деньги в банк, который, в свою очередь, передает их продавцу при предъявлении им комплекта документов, подтверждающих отгрузку. Это надежный инструмент для крупномасштабных сделок.
Инкассо
В этом случае продавец поручает своему банку получить от покупателя платеж на основании предъявленных документов. Банк покупателя выдает документы после оплаты или подтверждения обязательства оплаты. Этот метод менее защищен для покупателя, чем аккредитив, так как банк-эмитент не дает прямых гарантий.
График производства и сроки поставки
Определите минимальный объем заказа (MOQ) и согласуйте его с производственными возможностями изготовителя. Требуйте детальный производственный план с указанием этапов и контрольных точек. Зафиксируйте точные сроки готовности каждой партии и дату отправки. Установите штрафы за просрочку, превышающую допустимые отклонения.
- Запрашивайте регулярные отчеты о ходе изготовления, включая фотографии и видеоматериалы.
- Включите в договор график инспекций на разных стадиях производства.
- Пропишите условия хранения готовой продукции на складе изготовителя в случае задержки отгрузки по вашей вине.
- Определите допустимые отклонения в сроках производства и их влияние на стоимость.
- Уточните процедуры уведомления об изменениях в графике и процедуру их согласования.
Согласуйте метод и вид транспортировки, а также ответственного за организацию логистики. Четко определите точки передачи ответственности за груз (Инкотермс). Уточните требования к упаковке для обеспечения сохранности при перевозке. Получите от изготовителя подтверждение готовности товара к отгрузке с указанием точного количества мест и их веса.
Процедура контроля качества и инспекции
Обеспечьте соответствие продукции заявленным стандартам. Перед отгрузкой проводите выборочную проверку образцов с использованием утвержденных спецификаций. Сосредоточьтесь на критических параметрах: размеры, материалы, механические свойства, отсутствие дефектов поверхности.
Типы инспекций
Рассмотрите несколько уровней проверки: предварительная инспекция сырья, проверка в процессе производства и финальный осмотр готовой партии. Для каждого этапа определите четкие критерии приемки и допустимый уровень брака.
Документальное сопровождение
Требуйте от производителя полную техническую документацию, сертификаты соответствия на материалы и производственные процессы. Фиксируйте результаты всех проверок в официальных отчетах, которые должны содержать фотографии выявленных отклонений.
Упаковка и маркировка для международной перевозки
Для транспортировки морем или воздухом выбирайте прочные материалы: фанерные ящики с усиленными углами и металлическими крепежами, либо многослойные картонные коробки высокой плотности (не менее 7-слойного гофрокартона). Минимизируйте свободное пространство внутри тары, используя воздушно-пузырчатую пленку, пенопластовые вставки или древесную стружку для фиксации груза. Это предотвратит смещение и повреждение при погрузочно-разгрузочных работах и тряске во время перевозки.
Не забывайте о требованиях к маркировке опасных грузов, если таковые имеются в вашей партии. Нанесение соответствующей символики, классов опасности и UN-номеров обязательно согласно международным стандартам. Специальные знаки, указывающие на хрупкость, необходимость соблюдения температурного режима или правильную ориентацию при штабелировании, должны быть видны с нескольких сторон упаковки.
Перевод наименования товара и другой необходимой информации на язык страны назначения или транзита облегчит идентификацию груза сотрудниками логистических компаний и таможни. Также предусмотрите наличие упаковочного листа (packing list) внутри каждой грузовой единицы, содержащего подробную информацию о составе партии.
Для дорогостоящих или подверженных краже товаров рассмотрите возможность использования пломб или специальных защитных лент с уникальным серийным номером. Это обеспечит дополнительный уровень безопасности и позволит отследить несанкционированное вскрытие упаковки на любом этапе транспортировки.
Ответственность за транспортировку и страхование груза
Четко определите момент перехода ответственности за товар от поставщика к покупателю. Обычно это происходит при передаче груза перевозчику или на условиях FOB (Free On Board).
Транспортные расходы
Укажите, кто несет расходы по доставке до места назначения. Включите в договор сведения о типе транспорта, маршруте и возможных дополнительных затратах.
Страховое покрытие
Настаивайте на наличии полиса страхования груза, покрывающего риски утраты или повреждения во время перевозки. Требуйте копию страхового свидетельства и уточните сумму покрытия.
Ответственность перевозчика
Проверьте условия ответственности выбранной транспортной компании. Многие компании ограничивают свою ответственность определенной суммой за килограмм или единицу товара.
Оформление документов
Убедитесь, что все необходимые транспортные и сопроводительные документы оформлены корректно и своевременно. Неправильно оформленные бумаги могут вызвать задержки и штрафы.
Проверка товара при приемке
Пропишите процедуру осмотра и приемки товара. Определите сроки для заявления претензий по количеству и качеству, а также порядок фиксации повреждений.
Порядок действий при обнаружении дефектов или несоответствий
Незамедлительно зафиксируйте все выявленные недочеты. Сделайте детальные фотографии и видеозаписи, демонстрирующие характер брака или отклонения от спецификаций. Отправьте эти материалы исполнителю в течение 24 часов с момента получения партии. Укажите в сопроводительном письме точное описание каждого дефекта и ссылку на соответствующий пункт соглашения или спецификации. Требуйте письменного подтверждения получения вашего уведомления. В случае массового брака или существенных отклонений от установленных норм, запросите организацию независимой экспертизы за счет второй стороны. Подготовьте перечень претензий с указанием конкретных требований: замена некачественной продукции, устранение недостатков, частичный или полный возврат средств. Ожидайте ответа от контрагента в установленные сроки. При отсутствии конструктивного диалога или игнорировании ваших законных требований, рассмотрите возможность обращения в арбитраж для разрешения спора.
Гарантийные обязательства и сервисное обслуживание
Четко определите срок действия гарантии на приобретенную продукцию и ее объем. Уточните, распространяется ли гарантия на производственные дефекты и на естественный износ комплектующих. Запросите у производителя или его представителей перечень сервисных центров, имеющих право выполнять гарантийный ремонт.
Порядок обращения по гарантии
Пропишите в соглашении процедуру подачи рекламаций. Какой перечень документов требуется для подтверждения гарантийного случая (сертификаты соответствия, акты осмотра, фото/видео материалы)? Укажите сроки рассмотрения претензий и сроки устранения выявленных недостатков. Если планируется замена дефектной единицы, обозначьте условия и сроки поставки нового изделия.
Условия постгарантийного обслуживания
Рассмотрите возможность заключения договора на постгарантийное обслуживание. Это позволит обеспечить дальнейшую техническую поддержку вашей продукции. Определите перечень услуг, входящих в постгарантийный сервис, и порядок оплаты за ремонтные работы и поставку запасных частей.
Форс-мажорные обстоятельства и порядок разрешения споров
Включайте в договор четкое определение форс-мажорных ситуаций, а не общие фразы.
Укажите перечень событий, освобождающих стороны от ответственности, например: природные катаклизмы (землетрясения, наводнения), военные действия, эпидемии, правительственные запреты на экспорт/импорт.
Пропишите срок уведомления о наступлении форс-мажора: не более 5 дней с момента его возникновения, с обязательным предоставлением подтверждающих документов от компетентных органов.
Определите порядок действий сторон при наступлении форс-мажорных обстоятельств: приостановка исполнения обязательств, переговоры о возобновлении сотрудничества или расторжении соглашения.
Если спор не удается решить путем переговоров, предусмотрите механизм его урегулирования.
Выберите применимое право для разрешения разногласий – как правило, это право страны вашего юрисдикционного соглашения.
Укажите конкретную юрисдикцию для арбитража или судебного разбирательства. Например, Арбитражный суд при Торгово-промышленной палате вашей страны или Международный арбитражный суд.
Определите язык, на котором будут вестись разбирательства и составляться все документы.
Укажите, как будут распределяться расходы на арбитраж/судебное разбирательство.
